MET'S HARI RAYA IDUL FITRI 1430 H

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN TERPADU

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN PERPUSTAKAAN

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang eksponensial, munculnya format-format baru kemasan informasi, online access serta arus informasi yang telah membawa konsekwensi luas bagi perpustakaan era ini serta menciptakan kebutuhan layanan yang kompetitif, layanan yang serba cepat, simple serta memberikan banyak alternatif. Layanan perpustakaan yang lambat, manual dan tidak mampu memberi banyak alternatif tentu akan mengecewakan user.

Format format pustaka baru yang muncul sebagai konsekwensi dari perkembangan teknologi informasi yang terjadi adalah fakta yang harus cepat direspon dan disikapi positif oleh perpustakaan agar perpustakaan tetap eksis dan semakin memiliki daya magnet bagi masyarakat pengguna. Format pustaka baru tersebut adalah pustaka digital dan pustaka multimedia. Jenis pustaka ini sebenarnya bukan barang baru di dunia teknologi dan bukan barang asing di masyarakat. Hanya saja perpustakaan yang mengelola pustaka jenis multimedia masih jarang.

Pada masa dulu pustaka image/gambar banyak tersedia dalam bentuk lembaran foto dan lukisan, pustaka rekaman audio dalam kemasan box audio cassette recorder, pustaka video dalam kemasan box video cassette recorder dengan ukuran relatif besar, memakan tempat dan kualitasnya isinya bisa berkurang seiring dengan perjalanan waktu. Saat ini semua jenis pustaka diatas lebih populer dalam kemasan softfile. Pustaka berupa soft-file memiliki karakter tidak terlihat secara fisik, mudah dibawa dalam kemasan yang mungil, mudah dikopi, tidak berkurang kualitasnya karena usia, dan memungkinkan diakses dalam jaringan yang luas melalui teknologi informasi.

Pustaka digital dan multimedia dalam format fisik akan semakin langka dan semakin ditinggalkan masyarakat seiring dengan waktu. Sebaliknya pustaka digital dan pustaka multimedia format digital akan semakin populer, semakin banyak tersedia dan semakin familier dengan masyarakat.

Baik pustaka digital maupun pustaka multimedia tidak mungkin dikelola oleh perpustakaan secara manual. Keduanya membutuhkan tersedianya infrastruktur teknologi informasi. Komputer, instalasi jaringan komputer, software sistem informasi perpustakaan, printer, scanner, barcode reader, wareless access point, dan lain lain.

Keputusan untuk menghadirkan teknologi informasi di perpustakaan guna mendukung ‘layanan prima’ pada perpustakaan merupakan keputusan bijaksana dan cerdas. Perpustakaan perpustakaan di negara maju telah membuktikan kemajuan layanan perpustakaan dengan mengimplementasikan layanan berbasis Teknologi Informasi.

Perpustakaan manapun yang tidak cepat mengikuti perkembangan TI tentu tidak akan mampu memberikan layanan kompetitif, akan semakin ditinggalkan user, akan mengecewakan dan akan berkesan ‘low performance’.

FORMAT FORMAT KEMASAN PUSTAKA

Selain pustaka format cetakan juga dikenal pustaka digital dan pustaka multimedia.

Pustaka Tercetak

Pustaka format cetakan bisa diartikan sebagai pustaka yang berupa kumpulan lembaran kertas yang dijilid yang didalamnya memuat informasi. Misalnya: buku teks, kamus, ensiklopedi, yearbook, almanak, majalah, jurnal, kliping, makalah, skripsi, tesis, novel, komik, atlas dll. Jenis pustaka tercetak sudah sangat populer di perpustakaan sejak lama dan sampai saat ini masih sangat banyak digunakan.

Pustaka Digital

Pustaka format digital bisa diartikan sebagai pustaka cetakan yang dikemas dalam format file. Jenis pustaka digital juga hampir sama dengan pustaka cetakan. Buku teks, kamus, ensiklopedi, yearbook, almanak, majalah, jurnal, kliping, makalah, skripsi, tesis, novel, komik, atlas dll. Informasi dalam pustaka digital terdiri dari rangkaian kode kode digital yang tersimpan dalam suatu media simpan (storage). Media simpan ini bisa berupa harddisk, scsi, flashdisk memori, disket, cd, dvd, dll. Standar format file pustaka digital yang paling populer saat ini adalah PDF.

Dengan pustaka format digital maka koleksi pustaka dalam bentuk tercetak yang tersedia pada perpustakaan seluas 5000 meter persegi bisa diringkas menjadi sebesar satu buah notebook saja. Mudah dikopi, ditenteng kemana-mana, diakses melalui jaringan, serta sudah dilengkapi dengan mesin pencari yang bekerja cepat, sangat praktis dan memberi banyak alternatif melalui dukungan ‘relasional antar data’.

Jenis pustaka ini sudah sangat populer dikalangan masyarakat terpelajar, juga sangat populer di dunia cyber (internet). Sudah banyak jurnal, majalah dan terbitan berkala lainnya yang diterbitkan dalam format PDF. Banyak juga toko buku online yang menjual pustaka digital format PDF.

Pustaka Multimedia

Pustaka multimedia bisa diartikan sebagai pustaka yang muatan informasinya berupa gambar, suara, video, teks, animasi, program interaktif atau kombinasinya. Pustaka tercetak dan digital dibaca dengan indera mata saja, sedangkan pustaka multimedia dapat dibaca dengan indera mata dan telinga.

Disamping ketersediaannya yang makin banyak, fungsi dan kemanfaatan pustaka multimedia semakin disadari dan dirasakan oleh masyarakat. Sayangnya wacana mengenai perpustakaan multimedia masih sepi di dunia perpustakaan khususnya di Indonesia.

Obyek dari pustaka multimedia ini akan terus berkembang dan terus berkembang. Pada sekolah tingkat TK dan SD akan dijumpai karya karya siswa berupa karya lukis dan karya kerajinan tangan. Akan sangat bermanfaat jika karya karya tersebut diseleksi, discan atau difoto untuk di upload ke perpustakaan digital. Pengelola perpustakaan juga bisa aktif mengumpulkan image dari berbagai obyek, berbagai jenis binatang untuk kemudian di upload, sehingga pustaka image di perpustakaan juga bisa berfungsi sebagai kamus visual.

Demikian juga pada perpustakaan sekolah SMP, SMA dan Perguruan tinggi. Bagi mereka rekaman suara dari acara pertemuan ilmiah, seminar, workshop, pelatihan akan sangat bermanfaat. Untuk belajar bagaimana berpidato mereka bisa mengakses rekaman video mengenai pidato. Untuk belajar berdiskusi, mereka bisa mengkases rekaman video atau audio mengenai diskusi. Untuk mengenal sejarah mereka bisa mengakses rekaman film dokumenter.

PERPUSTAKAAN DIGITAL (DIGITAL LIBRARY)

Seiring dengan trend perpustakaan digital, banyak lembaga, sekolah dan perguruan tinggi berlomba lomba untuk mendapatkan predikat memiliki dan mengelola perpustakaan digital. Dalam aplikasinya, banyak kesalahan persepsi dijumpai. Beberapa perpustakaan memberi judul Digital Library pada fasilitas akses publik WEB mereka. Ketika di akses ternyata isinya adalah katalog pustaka tercetak dan tidak dijumpai akses ke database pustaka digital, karena memang perpustakaan tidak mengelola pustaka digital yang dikelola secara sistem informasi berbasis TI.

Menurut penulis sebuah perpustakaan tidak bisa dikatakan sebagai Digital Library hanya karena memiliki file-file pustaka digital yang ditimbun di cd maupun dalam hardisk. Juga belum bisa disebut perpustakaan digital dengan memiliki katalog buku secara online.

Perpustakaan digital atau digital library adalah perpustakaan yang menghimpun dan mengelola pustaka digital, menyimpannya secara sistematis kedalam database komputer, baik meta data berikut sourcenya, melayankan pustaka kepada user melalui teknologi jaringan serta memungkinkan user untuk membaca fullteks atau men-download pustaka digital.

APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

Fungsi Otomasi

Pada tahap ini perpustakaan memanfaatkan teknologi informasi intuk menggatikan pekerjaan-pekerjaan manual di perpustakaan. Misalnya mengetik surat dengan MS Word, membuat laporan dengan MS exel, mengetik dan mencetak katalog dengan komputer, katalog elektronik dengan CDS-ISIS, dll. Pada dasarnya pekerjaan pekerjaan tersebut bisa dilakukan secara manual. Maka istilah yang dipakai saat itu adalah otomasi atau otomatisasi. Artinya dari manual menjadi otomatis. Saat ini istilah ini sudah tidak tepat lagi di gunakan di perpustakaan.

Fungsi Penciptaan Fungsi-fungsi Layanan Baru

Perpustakaan sebagai organisasi rutin yang kemudian menggunakan peralatan digital tidak akan memberikan dampak yang revolusioner terhadap proses yang berjalan. Kecuali jika hadirnya teknologi informasi di perpustakaan telah mampu:

- Menciptakan fungsi-fungsi layanan baru

- Menciptakan jenis-jenis produk baru

- Memungkinkan respon yang cepat terhadap lingkungan perpustakaan yang cepat berubah

Kesalahpahaman

Hadirnya teknologi informasi di Perpustakaan tidak boleh disalahpahami sebagai trend teknologi. Sehingga kesannya menjadi ikut ikutan serta takut distempel ketinggalan jaman. Implementasi teknologi informasi di perpustakaan haruslah disertai bekal pengetahuan, kesiapan materi, bekal keterampilan yang memadai dan rencana yang matang. Jika tidak bisa mengakibatkan pemborosan sumberdaya dan energi yang sia-sia.

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS TI

Sejak awal berdirinya perpustakaan sudah memiliki sistem informasi yang mengelola dan mendokumentasikan banyak proses administrasi di perpustakaan. Misalnya pada layanan peminjaman perpustakaan memanfaatkan kartu buku dan bukti pinjam buku sebagai salah satu perangkat sistem informasinya. Untuk membantu user, perpustakaan menyediakan kartu katalog sebagai salah satu perangkat sistem informasi. Sistem informasi model diatas adalah sistem informasi berbasis manual.

Seiring perkembangan teknologi, perangkat perangkat berikut proses proses transaksi yang terjadi di perpustakaan satu persatu digantikan oleh perangkat teknologi informasi. Jika perpustakaan sudah menjadikan teknologi informasi sebagai perangkat utama dalam proses administrasi dan layanannya maka perpustakaan tersebut bisa disebut perpustakaan berbasis TI (teknologi informasi).

TERPADU VS PARSIAL

Pada prakteknya implementasi teknologi informasi di perpustakaan sering terjadi sacara gradual atau susul menyusul seiring perkembangan hardware dan juga software aplikasi perpustakaan. Keadaan ini sering menyebabkan implementasi di perpustakaan menjadi tambal sulam dan sangat parsial. Masing masing proses menggunakan tool yang berbeda. Misalnya perpustakaan menggunakan katalog komputer tetapi proses administrasi sirkulasinya masih manual. Menggunakan software X untuk pustaka textbook dan menggunakan software Y untuk pustaka digital. Menggunakan software V untuk database pustaka dan sirkulasi pustaka tetapi mencetak barcode bukunya menggunakan software W.

Perpustakaan seperti diatas disebut sebagai perpustakaan yang menggunakan Sistem informasi perpustakaan parsial. Sistem informasi model parsial ini juga akan menyebab banyak redundancy atau pengulangan input dan proses data. Misalnya harus memasukkan data anggota di dua sistem, kemudian pada saat mengirim surat tagihan harus mengetikkan lagi data anggota, kemudian pada saat akan bebas pustaka harus mengetikkan lagi. Semestinya sekali data di inputkan akan bisa digunakan terus sampai yang bersangkutan mencabut kenggotaannya di perpustakaan. Misal lain: pencetakan kode barcode buku berdasarkan nomor inventaris yang mestinya bisa langsung cetak karena sebelumnya nomor inventaris telah di inputkan. Tetapi karena program pencetak barcodenya berbeda, maka harus mengetikkan data inventaris lagi pada sistem yang berbeda. Kasus diatas barulah sedikit dari sekian banyak kelemahan sistem yang parsial.

Kebalikan sistem parsial adalah sistem informasi terpadu atau terintegrasi. Pada sistem informasi perpustakaan terpadu hampir semua proses pengolahan informasi di perpustakaan dikelola dalam satu sistem saja. Dari proses administrasi, database semua jenis pustaka, sirkulasi, pengolahan koleksi, surat menyurat, layanan akses bagi user, dll. Dalam sistem terintegrasi banyak sekali fungsi fungsi yang merelasionalkan berbagai tabel data sehingga menghasilkan berbagai fungsi baru, layanan baru dan report report baru yang akan sangat bermanfaat bagi user maupun manajemen untuk membuat penilaian dan membuat keputusan. Fungsi fungsi relasional data ini tidak mungkin dilakukan oleh sistem informasi yang parsial atau terpisah.

PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TI

Dalam hal pembangunan dan pengembangan bisa diklasifikasiskan dalam 3 keadaan.

1. Perpustakaan yang baru direncanakan untuk dibangun.
2. Perpustakaan yang sedang menyusun rencana pengembangan
3. Perpustakaan yang sedang dalam proses pengembangan

Pada perpustakaan yang baru direncanakan untuk dibangun dan perpustakaan yang sedang menyusun rancana pengembangan, bekal pemahaman penyelenggara perpustakaan mengenai perpustakaan berbasis TI dengan mudah bisa di siapkan dan di terapkan.

Berbeda dengan perpustakaan yang sudah terlanjur mengambil langkah pengembangan yang bahkan sudah mengeluarkan rupiah yang tidak sedikit. Bayangkan jika ternyata penyelenggara baru menyadari bahwa konsep perpustakaan berbasis TI yang telah dikonsepkan ternyata tidak tepat. Juga pilihan terhadap software sistem informasi yang dipakai ternyata kurang tepat.

Perpustakaan seperti ini akan cenderung resisten terhadap perubahan ditengah jalan mengingat investasi yang sudah terlanjur dikeluarkan untuk pengembangan sistem cukup besar. Perlu disadarkan bahwa kesalahan merumuskan model dan memilih sistem informasi tidak saja berakibat pada pemborosan biaya dan energi yang sia-sia, tetapi juga memberikan dampak langsung pada kwalitas layanan, kepuasan pengguna, efektitas proses dan juga tidak terpenuhinya kebutuhan pengguna. Selanjutnya, pada saatnya nanti ketika harus bermigrasi ke sistem yang berbeda akan membutuhkan biaya dan energi yang mungkin lebih besar.

Pada kondisi tertentu dibutuhkan keberanian untuk mengambil keputusan dan mengambil resiko banting stir demi untuk kepentingan layanan prima kepada pengguna, menghindari resiko jelek pada masa yang akan datang, serta untuk mendapatkan keuntungan jangka panjang.

Hal penting yang harus dipertimbangkan dalam merumuskan konsep dan memilih sistem antara lain:

1. Disain perpustakaan berorientasi saat ini dan kedepan.
2. Desain sintem informasi terintegrasi / terpadu
3. Kemampuan mengelola pustaka tercetak, digital dan multimedia
4. Kemudahan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang
5. Mengantisipasi ramalan trend teknologi pada masa yang akan datang
6. Sesuai dengan jenis perpustakaan yang sedang atau akan dikembangkan
7. Jaminan kerjasama technical support terhadap sistem dan infrastruktur TI.

Penulis: Priyo Dwi Abang Suranto
Email: Priyo2as at yahoo.com

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DIGITAL

Pada akhir-akhir ini, berbagai perkembangan yang terjadi memang cukup menakjubkan, khususnya dalam bidang teknologi terutama dalam hal informasi dan komunikasi. Teknologi informasi yang tadinya dikenal dengan teknologi komputer, beserta perangkat elektronika lainnya, menjelma menjadi satu dalam perpaduan kemampuan.

Semula dengan ditemukannya berbagai perangkat sederhana, mulai dari telepon, yang berbasis analog, maju dan berkembang terus hingga muncul berbagai perangkat elektronika lainnya. Hingga akhirnya teknologi ini terintegrasi satu dengan lainnya.

Di sisi lain, akibat perkembangan dari kemampuan teknologi, terjadi juga perubahan yang cukup dramatis di sisi perjalanan dan operasi bisnis, yang menghasilkan pelayanan-pelayanan baru, termasuk dalam hal pemanfaatan jaringan dunia tanpa batas.

Telepon, yang pada awal ditemukan pada tahun 1876, diniatkan sebagai media untuk mengirimkan suara, dan salah satu penerapan konsep analog, juga memberikan konstribusi yang tidak sedikit terhadap perkembangan teknologi. Sampai dengan sekitar tahun 1960-an, penerapan analog ini masih tetap bertahan, hingga setelah itu, mulai mengarah kepada teknologi digital.
Kemudian, teknologi digital yang mulai merambah ke berbagai rancangan teknologi yang diterapkan dan digunakan oleh manusia. Facsimile, adalah salah satu batu loncatan dari pemanfaatan jaringan telekomunikasi, yang mampu memberikan konstribusi dan pemikiran, bahwa datapun mampu untuk dilewatkan melalui media telepon tersebut.

Begitu juga dengan perkembangan komputer. Komputer pertama yang diperkenalkan adalah ENIAC II, diinstalasi dan digunakan pada tahun 1946, setelah perang dunia kedua. Komputer ini merupakan sebuah rangkaian elektronika lampu tabung seberat 20 ton. Perkembangannya juga cukup menakjubkan, baik dalam ukuran dan kemampuan kerjanya.
Kini, ukuran komputerpun, hanya dalam ukuran segenggam tangan. Dengan ukuran sedemikian, berbagai proses mampu diolahnya, tidak hanya untuk melakukan proses yang berhubungan dengan pengolahan perhitungan dan database, tetapi juga mampu dalam hal berkomunikasi dengan pengguna lainnya yang menggunakan perangkat yang tadinya masih merupakan pemisahan dari segi fungsi.

Protocol, merupakan salah satu yang memegang peranan kunci disini, sehingga berbagai perangkat dapat berinteraksi satu dengan lainnya. Dengan adanya protocol ini, satu mesin dengan mesin lainnya dapat untuk saling berkomunikasi. Protocol merupakan suatu metoda yang mengakibatkan suatu alat dengan alat lainnya dapat saling berkomununikasi sehingga terjadilah percakapan sehingga akhirnya berjabat tangan (handshaking), dan dapat diibaratkan kesepakatan bahasa antar dua alat, yang mengakibatkan satu sama lainnya mengerti apa yang diperintahkan dan apa yang sedang diolah.

Suatu perangkat yang dihasilkan dari pabrik yang berbeda, sesuatu yang mungkin untuk ikut berperanan dalam menyemarakkan bidang teknologi informasi dan telekomunikasi ini, sebab dengan protocol yang sama, alat itupun bisa menggabungkan diri menjadi bagian dari berbagai perangkat yang ada. Begitu juga dengan bandwith, sebagai jalur data, compression, codes, dan bits, menjadi tulang punggung yang mendasar, terutama untuk perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi ini.

Dua bulan berselang setelah Neil Amstrong melangkah di bulan, terjadi suatu langkah yang besar di UCLA, sewaktu komputer pertama dikoneksikan ke ARPANET. ARPANET mengkoneksikan empat site, diantaranya UCLA, Stanford Research Institute (SRI), UC Santa Barbara, dan University of Utah. Pada tahun 1977, terdapat lebih seratus mainframe dan komputer mini yang terkoneksi ke ARPANET yang sebagian besar masih berada di Universitas.

Dengan adanya fasilitas ini, memungkinkan dosen-dosen dan mahasiswa dapat saling berbagi informasi satu dengan lainnya tanpa perlu meninggalkan komputer mereka. Saat ini, terdapat lebih dari 4.000.000 host internet di seluruh dunia. Sejak tahun 1988, Internet tumbuh secara eksponensial, yang ukurannya kira-kira berlipat-ganda setiap tahunnya.

Istilah Internet pada mulanya diciptakan oleh para pengembangnya karena mereka memerlukan kata yang dapat menggambarkan jaringan dari jaringan-jaringan yang saling terkoneksi yang tengah mereka buat waktu itu. Internet merupakan kumpulan orang dan komputer di dunia yang seluruhnya terhubung oleh bermil-mil kabel dan saluran telepon, masing-masing pihak juga dapat berkomunikasi karena menggunakan bahasa yang umum dipakai.

Jadi apakah yang dimaksud dengan Internet ? Pertama, Internet adalah kumpulan yang luas dari jaringan komputer besar dan kecil yang saling bersambungan menggunakan jaringan komunikasi yang ada di seluruh dunia. Kedua, Internet adalah seluruh manusia yang secara aktif berpartisipasi sehingga membuat Internet menjadi sumber daya informasi yang sangat berharga. Apakah yang mebuat hal tersebut bisa bekerja? Semua adalah karena permainan listrik dan gelombang yang akhirnya diolah sedemikian rupa. Semua berasal dari analog maupun digital.

From : http://diskominfo.kuningankab.go.id

Today’s Librarian: Hip, Delusional, and Doomed

"The response of some librarians to the digital revolution is described by CNN.com as follows: “Some wear tattoos, piercings and dress like they belong on the streets of Brooklyn instead of behind bookshelves. They’re also trying on new titles. Instead of librarians, they’re ‘information specialists’ or ‘information scientists.’ “ Frankly, I don’t care if my librarian “wears” tattoos or piercings, though the poor choice of verb is an inadvertent indicator of the superficiality of the gesture, and I don’t care if they call themselves “librarians,” “information scientists” or “corporeal data facilitators.” What I care about is if my librarian is helping, in his or her small way, to maintain our culture and our civilization, or whether he or she is acquiescing, in a limp and laughable way, to its degradation."

Technorati Tags: Librarians

• Librarians

• Email this Suggestion

Deklarasi Bali Untuk Berbagi Akses Perpustakaan Digital

Perpustakaan digital di Indonesia bertekad membuka akses koleksi masing-masing sehingga bisa dimanfaatkan sumber daya informasinya secara bersama. Demikian salah satu butir deklarasi yang dihasilkan pada Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI) I, yang berlangsung di Hotel Discovery Kartika Plaza, Kuta, Bali, Selasa (2/12) lalu.

Dalam 7 butir deklarasi tersebut, juga ditegaskan tekad untuk menjalankan dan mematuhi sepenuhnya UU RI No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan, pemanfaatan berbagai investasi untuk pengembangan perpustakaan, dan menjalin kerjasama inter dan antar institusi agar terjadi interaksi pertukaran informasi dari daerah yang kaya akan informsi ke daerah yang miskin akan informasi (information resource sharing).

Selain itu, perpustakaan digital akan mengembangkan isi digital (digital content) perpustakaan untuk bisa dimanfaatkan secara bersama, mengadakan pelatihan SDM perpustakaan yang berkelanjutan, serta mengadakan konferensi perpustakaan digital Indonesia setiap tahunnya.

Ketua Panitia KPDI I Zainal A. Hasibuan, Ph.D menyatakan, sesuai dengan tujuannya, KPDI diharapkan menjadi suatu konferensi nasional tahunan yang mewadahi para akademisi, peneliti, pemerintah, dan pustakawan Indonesia untuk bertukar pikiran dan pengalaman tentang pemanfaatan bersama sumber daya informasi dan membangun jaringan sehingga menutup jurang antara daerah yang kaya informasi dengan daerah yang miskin informasi.

Pelaksanaan acara KPDI I juga berbarengan dengan penyelenggaraan acara International Conference on Asia-Pacific Digital Libraries ke-11, 2-5 Desember 2008. Tahun ini, Perpustakaan Nasional, Universitas Indonesia, dan Universitas Kristen Petra, bertindak sebagai tuan rumah.

“Peserta ICADL ke-11 dan KPDI I ini berjumlah 350 orang yang terdiri dari 113 orang peserta asing, 237 orang peserta lokal, dan berasal dari 30 negara. Peserta berasal dari berbagai universitas, sekolah, perpustakaan umum daerah, berbagai pusat informasi, LSM, perusahaan swasta, dan instansi pemerintah lainnya”, tegas Zainal A Hasibuan.

ICADL adalah sebuah konferensi internasional yang diselenggarakan setiap tahun secara bergantian di berbagai kota di Asia Pasifik. Konferensi ini merupakan forum yang sangat bergengsi dan ajang pertemuan akbar bagi para pakar, praktisi, dan pembuat keputusan di bidang perpustakaan, dokumentasi, ilmu informasi, informatika, ilmu komputer, telematika, dan lainnya.

ICADL ke-11 secara resmi dibuka oleh Wakil Rektor III Universitas Indonesia Sunardji SE.,MM. Sementara itu, Dekan Fakultas Ilmu Komputer terpilih Prof. T. Basaruddin, Ph.D memberikan sambutan pada acara makan malam yang dihadiri seluruh panitia dan para pembicara

Sekilas Tentang e-Journal

e-Journal

e-journal atau jurnal elektronik adalah solusi yang dapat diterapkan dalam mengatasi masalah tersebut. e-Journal secara sederhana dapat diartikan sebagai penyampaian informasi dan komunikasi atau jurnal secara online. e-Journal menyediakan seperangkat alat yang dapat memperkaya nilai suatu jurnal konvensional (terbitan dan kajian secara mendalam) sehingga dapat menjawab tantangan globalisasi. e-journal tidak berarti menggantikan model jurnal konvensional, tetapi memperkuat jurnal tersebut melalui pengelolaan penulis, karya tulis dan tanggapan atas karya tersebut, bahkan sampai pada tingkat mendiskusikan secara tak terbatas.

Karakteristik e-Journal adalah pertama, memanfaatkan teknologi elektronik dimana antara penerbit, penulis dan pembaca dapat saling berkomunikasi dengan relatif mudah dengan tanpa dibatasi oleh hal-hal yang bersifat protokoler. Kedua, memanfaatkan keunggulan TIK (komputer dan jaringan komputer). Ketiga, data karya tulis disimpan secara mandiri sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja bila penerbit, penulis dan pembaca memerlukannya.

Kelebihan e-Journal

Kompresi Data

Ini adalah kelebihan terbesar dari bentuk digital. Dengan asumsi sebuah keping CD yang kapasitasnya 700 MB dapat memuat buku dengan ketebalan lebih dari 4 ribu halaman. Jika dalam sebuah server jurnal online mempunyai kapasitas HardDisk sebesar 40 GB maka server jurnal tersebut dapat memuat setara 228 ribu halaman buku dalam format pdf atau sama dengan 345 jilid kamus bahasa Inggris-Indonesia, tiap jilid setebal 660 halaman, total berat 345 kg, yang jika disusun berjajar membutuhkan ruang sepanjang 15m.

Lebih ringan

Data yang telah dikompresi akan jauh lebih ringan dan akan lebih mudah membawa sekeping CD daripada membawa 6 kamus bahasa Inggris-Indonesia yang mempunyai berat 6 kg.

Mudah untuk untuk publikasi, diakses dan disalin

Dimasa lampau jika menginginkan karya tulis agar dapat dimuat dalam sebuah jurnal ilmiah membutuhkan waktu, tenaga dan fikiran yang besar. Kita harus mengirimkan ke penerbit dalam bentuk cetakan dengan mengantarkan langsung atau mengirimkan lewat pos, kemudian kita masih harus menunggu beberapa minggu untuk mengetahui karya tulis kita dimuat atau tidak. Setelah terbit pun jurnal ilmiah tersebut kebanyakan beredar pada kalangan terbatas saja, dan untuk menyalinnya kita perlu biaya tambahan baik harus beli jurnal tersebut atau menfotokopinya. Dengan kelebihan e-Journal tidak perlu harus mencetaknya terlebih dahulu cukup diketik dan disimpan dalam bentuk file, akses internet yang hanya keluar uang Rp. 3.500 per jam (jika yang didapat lebih dari 1 karya tulis uang tersebut jauh lebih murah), tinggal buka e-Journal, upload file karya imiah yang dinginkan dan tunggu konfirmasi paling lambat 1 x 24 jam sudah dapat mengetahui karya yang dikirim diterbitkan atau tidak. Selanjutnya jika karya tulis yang dikirim dimuat sudah pasti jutaan orang diseluruh dunia mempunyai kesempatan membaca karya ilmiah tersebut tanpa terbatasi.

Kelemahan e-Journal

Semakin banyaknya informasi tersedia secara online, memberikan efek positif bagi dunia pendidikan dan penelitian. Namun hal ini tidak terlepas dari berbagai kendala yang perlu diwaspadai oleh pengguna internet.

Keamanan Data

Masalah utama pemakai internet adalah kemanan data. Serangan virus, spamming mail merupakan ancaman pertama begitu kita online di internet. Virus dapat menghapus data di harddisk, merusak file dan mencuri informasi pribadi.

Hak cipta

Karya ilmiah yang dibuat online seringkali dijiplak oleh pihak lain tanpa seijin pemiliknya. Kalimat-kalimat pada suatu artikel dikutip tanpa menyebutkan referensi asalnya. Ada juga pihak tak bertanggung jawab yang memakai material di internet, tapi menghapus nama pengarangnya, atau sumber asli artikel tersebut. Seolah-olah artikel itu adalah karyanya sendiri. Hal-hal ini dapat dikategorikan kejahatan intelektual, dan merugikan penulis asli tulisan tersebut.

Kendala teknis untuk artikel yang hanya tersedia versi cetak

Tidak semua jurnal tersedia dalam bentuk elektronik. Terutama untuk artikel yang diterbitkan sebelum tahun 1990, seringkali hanya tersedia versi cetak. Misalnya jurnal ilmiah IEEE Trans. On Pattern Analysis and Machine Intelligence (PAMI), kalau dilihat di situs http://www.computer.org/tpami hanya menyediakan versi elektronik mulai tahun 1988. Artikel-artikel yang sudah tua juga masih tersedia dalam wujud kertas. Namun dewasa ini, sudah ditemukan teknologi scanner yang mampu men-scan satu halaman dokumen dalam waktu kurang dari 1 detik, dan langsung dikonversikan ke format PDF seperti “ScanSnap” produk Fujitsu, yang sudah termasuk di dalamnya software Adobe Acrobat untuk mengkonversikan hasil scan ke dalam format PDF (Nugroho, 2004).

Selain masalah-masalah tersebut diatas masih banyak hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam meng-online-kan informasi. Pada pembahasan berikut akan diuraikan bagaimana membangun sebuah E-Journal.

bagaimana membangun e-journal|3

Untuk membangun e-Journal sebenarnya tidaklah membutuhkan biaya yang mahal. Berikut beberapa hal yang perlu dipenuhi untuk membangun E-Journal.

Sumber daya manusia

Dalam hal ini sumber daya manusia dapat dibagi menjadi 1) Pengguna, yaitu orang-orang yang menggunakan TIK atau produk informasi. 2) Pengembang, yaitu orang-orang yang mengembangkan dan/atau meng-operasikan TIK tersebut.

Ketersediaan sumber daya manusia ini sangat penting karena mendukung keberlangsungan e-Journal yang akan dibangun. Jika kita tidak memilki minimal 1 orang yang ahli dalam pengelolaan sistem TIK, maka keberlangsungan e-Journal tersebut tidak dapat terjamin. Tugas dari SDM tersebut adalah menjaga tranformasi data yang terjadi antara pengguna dengan sistem, memberi otentifikasi pengguna, membackup data, menjaga data dari serangan virus dan menjaga keberlangsungan sistem yang berjalan.

Perangkat keras

Kebutuhan perangkat keras sebenarnya tergantung dari keseriusan lembaga atau institusi dalam membangun e-Journal tersebut. Jika memang memiliki keseriusan maka diperlukan biaya yang cukup mahal. Sebagai gambaran untuk membangun e-Journal diperlukan minimal 1 buah komputer server dengan perkiraan harga Rp. 20 jutaan, koneksi internet 24 jam dengan perkiraan termurah adalah Rp. 3 jutaan perbulan, dan adanya jaringan komputer lokal (LAN) agar pengguna dapat lebih mudah mengakses. Sebenarnya dengan perkiraan biaya tersebut bagi lembaga atau institusi besar seperti perguruan tinggi atau universitas adalah harga yang murah jika dibandingkan dengan manfaat yang akan diterima.

Idealnya memang setiap Perguruan Tinggi memiliki Server sendiri dan komputer workstation yang terintegrasi dengan jaringan lokal (LAN). Server digunakan sebagai komputer pusat penampungan dan pengelola data, sedang komputer workstation digunakan sebagai komputer akses data.

Perangkat lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk membangun e-Journal dapat diperoleh secara gratis di internet. Saat ini telah tersedia ratusan software gratis yang berfungsi sebagai Sistem Manajemen Konten (Content Management System). Karena tersedia cukup banyak maka tinggal memilih dan men-download salah satu software tersebut yang sesuai dengan karakteristik lembaga yang membutuhkan. Salah satu site yang menerapkan Content Management System (CMS) dan penulis ikut mengembangkan adalah contohnya www.tpunesa.net. Site ini menggunakan software moodle yang terfokus pada Sistem Management Belajar atau yang biasa disebut LMS (Learning Management System) atau juga www.m2-s.net yang menggunakan CMS Mamboo opensource. Telah terbukti software gratis tersebut mampu memenuhi kebutuhan dalam mempublikasikan dan mengelola informasi sesuai yang diinginkan.

Berikut contoh-contoh software gratis (opensource) yang selain gratis dapat dirubah sesuai dengan sistem kita secara bebas;

· Moodle opensource pengelola e-learning

· Claroline opensource pengelola e-learning

· Mamboo opensource content management system

· Joomla opensource content management system

· WordPress opensource blog (jurnal harian)

· Xoops opensource content management system

· PHPNuke opensource content management system

Perangkat Pendukung

Perangkat pendukung disini adalah perangkat yang dibutuhkan agar e-Journal yang dibangun dapat diakses secara luas yaitu, Domain Name dan Hosting. Artinya e-Journal tersebut memerlukan nama domain agar dapat diakses secara luas. Nama domain tersebut dapat diperoleh dari penyedia jasa domain (provider) yang saat ini sudah banyak tersedia hanya dengan sekitar kurang lebih Rp. 200 ribu pertahun. Disamping domain name juga diperlukan hosting atau tempat untuk meletakkan sistem e-Journal tersebut. Penyedia jasa hosting saat ini juga telah berkembang pesat sehingga sangat mudah mencarinya dan memilih mana yang lebih menguntungkan. Perkiraan biaya hosting yang harus ditanggung adalah sekitar kurang lebih Rp. 700 ribuan untuk kapasitas 100 MB selama 1 tahun. Jika institusi atau lembaga telah memiliki server mandiri maka hosting tersebut dapat diabaikan.

Untuk mengatasi masalah keterbatasan dana yang dianggarkan dalam membangun e-Journal, berikut adalah tips-nya:

a. Sediakan 1 orang tenaga ahli dalam sistem dan hadware khususnya sistem web. Perkiraan biaya gaji tenaga tersebut mungkin sekitar Rp.1.500.000 perbulan atau sebesar Rp.18.000.000 pertahun. Atau dapat menggunakan tenaga pengelola sistem lepas. Tenaga tersebut bekerja dari luar fisik institusi tersebut dengan biaya gaji yang dikeluarkan adalah bisa sampai separuhnya. Namun terdapat resiko atas kerahasiaan data-data yang kita miliki sebab biasanya tenaga seperti itu tidak hanya mengelola 1 sistem saja, tapi bisa dari beberapa lembaga/institusi atau bahkan perusahaan.

b. Gunakan hanya domain dan hosting diluar tanpa harus membeli server sendiri dengan begitu biaya yang harus dikeluarkan sekitar kurang lebih Rp. 3.500.000 pertahun untuk kapasitas 1 GB yang setara dengan 5500 halaman.

c. Gunakan akses putus hanya pada saat mengirim atau mengambil data. Cara seperti ini dapat menggunakan fasilitas jaringan telkomnet instan atau akses berlangganan. Ini dapat mengatur besar biaya yang harus kita keluarkan.

renungan|4

Untuk membangun e-Journal sangat mudah dan murah jika dibandingkan dengan manfaat dan kemudahan apa yang nantinya diperoleh. Dengan membangun e-Journal, ilmu dapat dengan mudah dan cepat berkembang luas kepada masyarakat sehingga dapat mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society) dan meningkatkan mutu SDM Indonesia.

From:http://thinktep.wordpress.com