SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN TERPADU

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN PERPUSTAKAAN

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang eksponensial, munculnya format-format baru kemasan informasi, online access serta arus informasi yang telah membawa konsekwensi luas bagi perpustakaan era ini serta menciptakan kebutuhan layanan yang kompetitif, layanan yang serba cepat, simple serta memberikan banyak alternatif. Layanan perpustakaan yang lambat, manual dan tidak mampu memberi banyak alternatif tentu akan mengecewakan user.

Format format pustaka baru yang muncul sebagai konsekwensi dari perkembangan teknologi informasi yang terjadi adalah fakta yang harus cepat direspon dan disikapi positif oleh perpustakaan agar perpustakaan tetap eksis dan semakin memiliki daya magnet bagi masyarakat pengguna. Format pustaka baru tersebut adalah pustaka digital dan pustaka multimedia. Jenis pustaka ini sebenarnya bukan barang baru di dunia teknologi dan bukan barang asing di masyarakat. Hanya saja perpustakaan yang mengelola pustaka jenis multimedia masih jarang.

Pada masa dulu pustaka image/gambar banyak tersedia dalam bentuk lembaran foto dan lukisan, pustaka rekaman audio dalam kemasan box audio cassette recorder, pustaka video dalam kemasan box video cassette recorder dengan ukuran relatif besar, memakan tempat dan kualitasnya isinya bisa berkurang seiring dengan perjalanan waktu. Saat ini semua jenis pustaka diatas lebih populer dalam kemasan softfile. Pustaka berupa soft-file memiliki karakter tidak terlihat secara fisik, mudah dibawa dalam kemasan yang mungil, mudah dikopi, tidak berkurang kualitasnya karena usia, dan memungkinkan diakses dalam jaringan yang luas melalui teknologi informasi.

Pustaka digital dan multimedia dalam format fisik akan semakin langka dan semakin ditinggalkan masyarakat seiring dengan waktu. Sebaliknya pustaka digital dan pustaka multimedia format digital akan semakin populer, semakin banyak tersedia dan semakin familier dengan masyarakat.

Baik pustaka digital maupun pustaka multimedia tidak mungkin dikelola oleh perpustakaan secara manual. Keduanya membutuhkan tersedianya infrastruktur teknologi informasi. Komputer, instalasi jaringan komputer, software sistem informasi perpustakaan, printer, scanner, barcode reader, wareless access point, dan lain lain.

Keputusan untuk menghadirkan teknologi informasi di perpustakaan guna mendukung ‘layanan prima’ pada perpustakaan merupakan keputusan bijaksana dan cerdas. Perpustakaan perpustakaan di negara maju telah membuktikan kemajuan layanan perpustakaan dengan mengimplementasikan layanan berbasis Teknologi Informasi.

Perpustakaan manapun yang tidak cepat mengikuti perkembangan TI tentu tidak akan mampu memberikan layanan kompetitif, akan semakin ditinggalkan user, akan mengecewakan dan akan berkesan ‘low performance’.

FORMAT FORMAT KEMASAN PUSTAKA

Selain pustaka format cetakan juga dikenal pustaka digital dan pustaka multimedia.

Pustaka Tercetak

Pustaka format cetakan bisa diartikan sebagai pustaka yang berupa kumpulan lembaran kertas yang dijilid yang didalamnya memuat informasi. Misalnya: buku teks, kamus, ensiklopedi, yearbook, almanak, majalah, jurnal, kliping, makalah, skripsi, tesis, novel, komik, atlas dll. Jenis pustaka tercetak sudah sangat populer di perpustakaan sejak lama dan sampai saat ini masih sangat banyak digunakan.

Pustaka Digital

Pustaka format digital bisa diartikan sebagai pustaka cetakan yang dikemas dalam format file. Jenis pustaka digital juga hampir sama dengan pustaka cetakan. Buku teks, kamus, ensiklopedi, yearbook, almanak, majalah, jurnal, kliping, makalah, skripsi, tesis, novel, komik, atlas dll. Informasi dalam pustaka digital terdiri dari rangkaian kode kode digital yang tersimpan dalam suatu media simpan (storage). Media simpan ini bisa berupa harddisk, scsi, flashdisk memori, disket, cd, dvd, dll. Standar format file pustaka digital yang paling populer saat ini adalah PDF.

Dengan pustaka format digital maka koleksi pustaka dalam bentuk tercetak yang tersedia pada perpustakaan seluas 5000 meter persegi bisa diringkas menjadi sebesar satu buah notebook saja. Mudah dikopi, ditenteng kemana-mana, diakses melalui jaringan, serta sudah dilengkapi dengan mesin pencari yang bekerja cepat, sangat praktis dan memberi banyak alternatif melalui dukungan ‘relasional antar data’.

Jenis pustaka ini sudah sangat populer dikalangan masyarakat terpelajar, juga sangat populer di dunia cyber (internet). Sudah banyak jurnal, majalah dan terbitan berkala lainnya yang diterbitkan dalam format PDF. Banyak juga toko buku online yang menjual pustaka digital format PDF.

Pustaka Multimedia

Pustaka multimedia bisa diartikan sebagai pustaka yang muatan informasinya berupa gambar, suara, video, teks, animasi, program interaktif atau kombinasinya. Pustaka tercetak dan digital dibaca dengan indera mata saja, sedangkan pustaka multimedia dapat dibaca dengan indera mata dan telinga.

Disamping ketersediaannya yang makin banyak, fungsi dan kemanfaatan pustaka multimedia semakin disadari dan dirasakan oleh masyarakat. Sayangnya wacana mengenai perpustakaan multimedia masih sepi di dunia perpustakaan khususnya di Indonesia.

Obyek dari pustaka multimedia ini akan terus berkembang dan terus berkembang. Pada sekolah tingkat TK dan SD akan dijumpai karya karya siswa berupa karya lukis dan karya kerajinan tangan. Akan sangat bermanfaat jika karya karya tersebut diseleksi, discan atau difoto untuk di upload ke perpustakaan digital. Pengelola perpustakaan juga bisa aktif mengumpulkan image dari berbagai obyek, berbagai jenis binatang untuk kemudian di upload, sehingga pustaka image di perpustakaan juga bisa berfungsi sebagai kamus visual.

Demikian juga pada perpustakaan sekolah SMP, SMA dan Perguruan tinggi. Bagi mereka rekaman suara dari acara pertemuan ilmiah, seminar, workshop, pelatihan akan sangat bermanfaat. Untuk belajar bagaimana berpidato mereka bisa mengakses rekaman video mengenai pidato. Untuk belajar berdiskusi, mereka bisa mengkases rekaman video atau audio mengenai diskusi. Untuk mengenal sejarah mereka bisa mengakses rekaman film dokumenter.

PERPUSTAKAAN DIGITAL (DIGITAL LIBRARY)

Seiring dengan trend perpustakaan digital, banyak lembaga, sekolah dan perguruan tinggi berlomba lomba untuk mendapatkan predikat memiliki dan mengelola perpustakaan digital. Dalam aplikasinya, banyak kesalahan persepsi dijumpai. Beberapa perpustakaan memberi judul Digital Library pada fasilitas akses publik WEB mereka. Ketika di akses ternyata isinya adalah katalog pustaka tercetak dan tidak dijumpai akses ke database pustaka digital, karena memang perpustakaan tidak mengelola pustaka digital yang dikelola secara sistem informasi berbasis TI.

Menurut penulis sebuah perpustakaan tidak bisa dikatakan sebagai Digital Library hanya karena memiliki file-file pustaka digital yang ditimbun di cd maupun dalam hardisk. Juga belum bisa disebut perpustakaan digital dengan memiliki katalog buku secara online.

Perpustakaan digital atau digital library adalah perpustakaan yang menghimpun dan mengelola pustaka digital, menyimpannya secara sistematis kedalam database komputer, baik meta data berikut sourcenya, melayankan pustaka kepada user melalui teknologi jaringan serta memungkinkan user untuk membaca fullteks atau men-download pustaka digital.

APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

Fungsi Otomasi

Pada tahap ini perpustakaan memanfaatkan teknologi informasi intuk menggatikan pekerjaan-pekerjaan manual di perpustakaan. Misalnya mengetik surat dengan MS Word, membuat laporan dengan MS exel, mengetik dan mencetak katalog dengan komputer, katalog elektronik dengan CDS-ISIS, dll. Pada dasarnya pekerjaan pekerjaan tersebut bisa dilakukan secara manual. Maka istilah yang dipakai saat itu adalah otomasi atau otomatisasi. Artinya dari manual menjadi otomatis. Saat ini istilah ini sudah tidak tepat lagi di gunakan di perpustakaan.

Fungsi Penciptaan Fungsi-fungsi Layanan Baru

Perpustakaan sebagai organisasi rutin yang kemudian menggunakan peralatan digital tidak akan memberikan dampak yang revolusioner terhadap proses yang berjalan. Kecuali jika hadirnya teknologi informasi di perpustakaan telah mampu:

- Menciptakan fungsi-fungsi layanan baru

- Menciptakan jenis-jenis produk baru

- Memungkinkan respon yang cepat terhadap lingkungan perpustakaan yang cepat berubah

Kesalahpahaman

Hadirnya teknologi informasi di Perpustakaan tidak boleh disalahpahami sebagai trend teknologi. Sehingga kesannya menjadi ikut ikutan serta takut distempel ketinggalan jaman. Implementasi teknologi informasi di perpustakaan haruslah disertai bekal pengetahuan, kesiapan materi, bekal keterampilan yang memadai dan rencana yang matang. Jika tidak bisa mengakibatkan pemborosan sumberdaya dan energi yang sia-sia.

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS TI

Sejak awal berdirinya perpustakaan sudah memiliki sistem informasi yang mengelola dan mendokumentasikan banyak proses administrasi di perpustakaan. Misalnya pada layanan peminjaman perpustakaan memanfaatkan kartu buku dan bukti pinjam buku sebagai salah satu perangkat sistem informasinya. Untuk membantu user, perpustakaan menyediakan kartu katalog sebagai salah satu perangkat sistem informasi. Sistem informasi model diatas adalah sistem informasi berbasis manual.

Seiring perkembangan teknologi, perangkat perangkat berikut proses proses transaksi yang terjadi di perpustakaan satu persatu digantikan oleh perangkat teknologi informasi. Jika perpustakaan sudah menjadikan teknologi informasi sebagai perangkat utama dalam proses administrasi dan layanannya maka perpustakaan tersebut bisa disebut perpustakaan berbasis TI (teknologi informasi).

TERPADU VS PARSIAL

Pada prakteknya implementasi teknologi informasi di perpustakaan sering terjadi sacara gradual atau susul menyusul seiring perkembangan hardware dan juga software aplikasi perpustakaan. Keadaan ini sering menyebabkan implementasi di perpustakaan menjadi tambal sulam dan sangat parsial. Masing masing proses menggunakan tool yang berbeda. Misalnya perpustakaan menggunakan katalog komputer tetapi proses administrasi sirkulasinya masih manual. Menggunakan software X untuk pustaka textbook dan menggunakan software Y untuk pustaka digital. Menggunakan software V untuk database pustaka dan sirkulasi pustaka tetapi mencetak barcode bukunya menggunakan software W.

Perpustakaan seperti diatas disebut sebagai perpustakaan yang menggunakan Sistem informasi perpustakaan parsial. Sistem informasi model parsial ini juga akan menyebab banyak redundancy atau pengulangan input dan proses data. Misalnya harus memasukkan data anggota di dua sistem, kemudian pada saat mengirim surat tagihan harus mengetikkan lagi data anggota, kemudian pada saat akan bebas pustaka harus mengetikkan lagi. Semestinya sekali data di inputkan akan bisa digunakan terus sampai yang bersangkutan mencabut kenggotaannya di perpustakaan. Misal lain: pencetakan kode barcode buku berdasarkan nomor inventaris yang mestinya bisa langsung cetak karena sebelumnya nomor inventaris telah di inputkan. Tetapi karena program pencetak barcodenya berbeda, maka harus mengetikkan data inventaris lagi pada sistem yang berbeda. Kasus diatas barulah sedikit dari sekian banyak kelemahan sistem yang parsial.

Kebalikan sistem parsial adalah sistem informasi terpadu atau terintegrasi. Pada sistem informasi perpustakaan terpadu hampir semua proses pengolahan informasi di perpustakaan dikelola dalam satu sistem saja. Dari proses administrasi, database semua jenis pustaka, sirkulasi, pengolahan koleksi, surat menyurat, layanan akses bagi user, dll. Dalam sistem terintegrasi banyak sekali fungsi fungsi yang merelasionalkan berbagai tabel data sehingga menghasilkan berbagai fungsi baru, layanan baru dan report report baru yang akan sangat bermanfaat bagi user maupun manajemen untuk membuat penilaian dan membuat keputusan. Fungsi fungsi relasional data ini tidak mungkin dilakukan oleh sistem informasi yang parsial atau terpisah.

PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TI

Dalam hal pembangunan dan pengembangan bisa diklasifikasiskan dalam 3 keadaan.

1. Perpustakaan yang baru direncanakan untuk dibangun.
2. Perpustakaan yang sedang menyusun rencana pengembangan
3. Perpustakaan yang sedang dalam proses pengembangan

Pada perpustakaan yang baru direncanakan untuk dibangun dan perpustakaan yang sedang menyusun rancana pengembangan, bekal pemahaman penyelenggara perpustakaan mengenai perpustakaan berbasis TI dengan mudah bisa di siapkan dan di terapkan.

Berbeda dengan perpustakaan yang sudah terlanjur mengambil langkah pengembangan yang bahkan sudah mengeluarkan rupiah yang tidak sedikit. Bayangkan jika ternyata penyelenggara baru menyadari bahwa konsep perpustakaan berbasis TI yang telah dikonsepkan ternyata tidak tepat. Juga pilihan terhadap software sistem informasi yang dipakai ternyata kurang tepat.

Perpustakaan seperti ini akan cenderung resisten terhadap perubahan ditengah jalan mengingat investasi yang sudah terlanjur dikeluarkan untuk pengembangan sistem cukup besar. Perlu disadarkan bahwa kesalahan merumuskan model dan memilih sistem informasi tidak saja berakibat pada pemborosan biaya dan energi yang sia-sia, tetapi juga memberikan dampak langsung pada kwalitas layanan, kepuasan pengguna, efektitas proses dan juga tidak terpenuhinya kebutuhan pengguna. Selanjutnya, pada saatnya nanti ketika harus bermigrasi ke sistem yang berbeda akan membutuhkan biaya dan energi yang mungkin lebih besar.

Pada kondisi tertentu dibutuhkan keberanian untuk mengambil keputusan dan mengambil resiko banting stir demi untuk kepentingan layanan prima kepada pengguna, menghindari resiko jelek pada masa yang akan datang, serta untuk mendapatkan keuntungan jangka panjang.

Hal penting yang harus dipertimbangkan dalam merumuskan konsep dan memilih sistem antara lain:

1. Disain perpustakaan berorientasi saat ini dan kedepan.
2. Desain sintem informasi terintegrasi / terpadu
3. Kemampuan mengelola pustaka tercetak, digital dan multimedia
4. Kemudahan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang
5. Mengantisipasi ramalan trend teknologi pada masa yang akan datang
6. Sesuai dengan jenis perpustakaan yang sedang atau akan dikembangkan
7. Jaminan kerjasama technical support terhadap sistem dan infrastruktur TI.

Penulis: Priyo Dwi Abang Suranto
Email: Priyo2as at yahoo.com